무역, 말 그리고 글

무역, 글과 말

 

맨앤비즈통상  황득수

2004. 6. 1.

 

(무역의 본질)

무역은 비즈니스 중의 비즈니스(business of business)라고 할 수 있다.

 

왜냐하면, 무역은 아래와 같은 특별한 본성을 갖기 때문이다.

-          대부분 영어로 이루어 진다

-          제조 기술 개발 품질관리 기획 부서도 없으면서 회사 전반의 업무를 이해해야 한다

-          보이지 않는 바이어와 보이지 않는 공급자를 통하여 부를 창출하는 무에서 유를 창조

-          상대의 모습을 보지 않고 순수히 documents로서 판단하고 거래가 이루어 진다

-          best of best condition만이 거래를 성사시키는 열쇠이다

-          극히 제한된 단순한 국내 거래에 비해 무역은 매우 다양한 경쟁구도를 갖는다

-          다양한 바이어의 심리와 입장을 글 속에서 헤아릴 줄 알아야 한다

-          효과적인 정보력과 거래 기술과 지혜와 몸에 밴 매너가 글로써 표현되며 매우 중요한 요소로 작용한다.

 

(무역에서의 글)

무역을 하려면 글을 잘 쓸 줄 알아야 한다.

글은 단순한 단어의 조합이 아니고 미사여구로 치장한 연애편지도 아니다.

무역에서의 글은 내용과 정보와 충실함과 매너와 성실함과 신뢰성이 담겨서 매력적인 글이 바로 무역에서 요구되는 글이다.

 

무역에서 잘 쓴 글이라고 함은 일반적으로

-          바이어(상대)가 원하는 내용을 담고 있는 글

-          내가 표현하고자 하는 내용이 정확하고 투명한 글

-          상대를 끌어오는 매력적인 글

-          설득력이 있는 글

-          상대의 입장을 헤아리는 글

-          내 character가 잘 나타나는 글

-          솔직하고 진솔하여 신뢰성이 높은 글

-          신속하고 친절하며 우호적인 글

-          간결하고 깔끔하며 핵심이 뚜렷한 글

-          예절이 있고 상호 존중의 표현이 적절한 글

-          책임감과 성실함 스마트함 지혜로움이 담겨있는 글

-          어렵지 않고 쉬우면서도 품위가 있는 글

 

글은 썼다가 수정할 수가 있고, 남의 잘 된 글을 응용할 수도 있으며

여러 차례 반복적으로 쓰다 보면 점점 그 기술력이 향상될 수도 있다.

영어단어도 여러 개 중에서 가장 알맞은 단어로 골라서 표기하면 훨씬 성의가

있어 보이고 이해도 잘 되는 단어가 있다.

이러한 단어를 이용하여 간결하게 내용을 분명하게 전하는 노력을 반복하다 보면

어느 정도 궤도에 오를 수 있다.

 

영어든 일어든 중국어든 또 어떤 나라 글과 말이든지

표현을 잘 하고자 하면 기본적으로 국어를 잘 해야 한다

즉 우리 글과 말에 있어서 단어의 구사가 중요하며 표현이 자연스럽고 깔끔해야 한다.

우선 국어를 잘 해야 그 기본 틀을 가지고 외국어도 역시 잘 할 수 있다.

흔히 사용하는 국어의 표현을 그대로 외국어로 변환하여 표현하는 것이 외국어 글이다.

국어를 못하는 비즈니스맨이 갑자기 영어를 잘 하기는 어렵다.

국문으로 편지를 잘 못 쓰는 사람은 영어로 글을 잘 쓰기는 곤란하다.

국어든 영어든 단어를 많이 알고 있어야 문장을 작성할 때 가장 최적의 단어를 취사선택할

수가 있다.

그리고도 요구되는 글을 요소는

앞 뒤의 문맥의 자연스러움

논리와 설득력

멋스러움과 점잖은 문장

예절이 있고 상대를 배려하고 높이는 글의 표현

바쁜 상대를 위해 간결하고 명확한 내용의 전달이 가능한 표현 등이 요구 된다.

 

따라서 무역을 잘 하려면 국어를 잘 해야 하고 국문으로 편지를 잘 써야 하고

문장실력이 뛰어나야 유리하다.

 

무역에서의 글은 위와 같은 문장의 나열로서 그 효과가 생기지는 않는다.

가장 중요한 요소는 상기와 같은 문장에 더하여 바이어가 감동할 수 있는 내용이 들어 있어야 한다. 즉 상대가 원하는 정보 거래조건 나의 장점 주특기 경륜 경험 관계 회사들과의 좋은 관계를 바이어가 감지할 수 있도록 또한 나와 거래를 해서 안심이 될 수 있도록 자신감 등을  거래선에 보여 주어야 한다.

 

글은 썼다가 고치고 지우고 시간을 가지고 천천히 다듬어 갈 수도 있다.

그런데도 우리는 가끔씩 글의 실수를 경험하게 된다.

FOB를 CIF로 표현한다든가.

금액의 0을 하나 더하거나 빼 먹으면 엄청난 오류이고 상대에게 심적 스트레스를 준다.

그 점에서 우리는 보다 신중한 글의 작성과 review가 필수적이다.

글로써 한 번 실수는 오래 간다. 어떨 땐 돌이키기조차 힘든 경우가 생긴다.

L/C(신용장)의 요구조항에서 간단한 착오가 큰 잘못으로 손해로 나타나는 경우를 가끔

보게 된다. 무역에서의 글은 정말 중요하다. 그리고 무역에서의 말보다는 글로써 주고 받기를 원한다. 왜냐하면 정확한 정보와 근거를 바탕으로 상호 약속을 해야 하고 또 그 글대로

그대로 이루어지고 실행이 되어야 하기 때문이다.

 

예를 들어서 납기를 들어보자.

A 제품을 4월 15일까지 선적하기로 약속을 서면으로 했다고 하자

그런데 실제로는 4월 30일에 하게 되는 상황이 발생하면 엄청난 혼란이 일어난다.

우선 원료를 사용해야 하는 end-user는 최소한 10일~15일의 생산중단이 발생한다.

아울러 제조인력이 그대로 손을 놓고 쉬어야 한다.

그리고 선적을 예약한 화주는 이를 취소하고 다시 배를 잡아야 하고

아울러 자금이 회수되는 시점도 최소한 15일이 지연된다.

그리고 수입상과의 관계가 매우 어려워 진다.

이 경우 사전에 충분히 상황파악을 하여 미리 알려주고 조치를 취해야 그 피해가 최소화

될 수 있다.

 

 

(무역에서의 말)

 

말은 생각과 논리의 표현이고 음성은 심성의 표현이라고 본다.

말은 글과 공통적인 면과 다른 면이 있다.

우선 글과 공통점은 자기의 의사의 표현수단이라는 점이다.

또 말과 글은 무역에서 그 내용에 책임을 갖게 된다는 공통점이 있다.

무심코 또는 거리낌없이 글과 말을 쓰고 뱉는다는 것은 무역에서는 자제되어야 한다.

왜냐하면 말과 글이 곧 거래의 조건이자 약속이 되기 때문이다.

거짓말과 사실이 아닌 글은 상대에게 신뢰를 떨어뜨리는 최악의 악수가 된다.

논리에 모순이 있거나 앞과 뒤가 맞지않는 이야기나 글은 역효과를 반드시 가져온다.

 

말은 글보다 좀 더 위험한 요소를 가지고 있다.

글은 수정이라도 할 수 있지만 말은 잘못 한 번 뱉고 나면 돌이킬 수 없다.

물론 즉시 바로 잡으면 되지만 어느 경우 흥분한 상태에서는 바로잡으려는 노력이

미약해 지고 감정에 치우쳐서 잘못을 하기가 쉽니다.

그리고 평소 말을 조리 있고 설득력 있게 훈련이 되지 않은 사람은 특히 중언부언 하면서

책임 못질 말을 뱉어버리면 곤란하다.

그리고 특히 상대방의 표정을 살피지 못하는 가운데 전화로 대화를 하는 경우

그 위험부담은 더 클 수 밖에 없다.

만나서 얼굴을 보고 하는 대화는 상대방의 표정과 눈치를 보고 조심하게 되지만

국제전화로 통화를 하다 보면 자기 조절이 잘 되지 않는 사람은 일방적인 전화를 하고

끊어버리는 경우가 많다.

특히 주변에서 내가 통화하고 있는 것을 인식하거나 또는 까마득히 인식을 못하는 경우

실수가 더 많다.

 

따라서 무역을 하는 사람들은 특히 말로 많이 하지 않기를 권고한다.

무역은 서류로써 근거를 가지고 정확하고 진솔하고 깔끔하게 주고 받아야 안전하고 확실하다.

몇 마디 어중간한 영어회화로 충분히 상호간의 의사전달도 어려울 뿐더러

자칫 실수를 하기가 쉽다.

또 잘 알아듣지 못하는 경우도 있다.

무역인은 특별한 경우를 제외하고 가급적이면 말보다는 글로써

교신을 하고 또 책임을 지고 글의 내용을 실천하는 마인드가 중요하다.

말이던 글이던 실수가 있을 땐 즉시 수정을 하고 바로잡아서 오해나 신뢰가 금이 가지 않도록

조치를 해야 한다. 그리고 평소에 책도 많이 읽고 대화도 논리와 설득력을 가지고 논리 정연하게 흥분하지 않고 상대를 배려하고 헤아려 가면서 하는 훈련을 지속적으로 하여 몸에 배이게 해야 한다.

 

결론적으로 무역에 있어서 말과 글의 5大 원칙을 꼽아 본다면 아래와 같다.

 

하나,   말과 글은 간결하면서 고객이 원하는 내용을 정확하게 담고 있어야 한다.

둘,    글과 말은 진솔하고 신뢰가 있어야 한다 솔직해야 하고 거짓이 없도록 해야 한다.

셋,    말과 글은 상대가 불쾌하지 않도록 하며 항상 배려하는 점잔은 문장을 사용한다

넷,    말과 글은 최대한 아끼되 해야 할 말은 반드시 표현한다.

마지막으로, 상대를 감동시킬 수 있도록 정보도 거래조건도 내가 최선의 노력하고 있음도 같이 담아내야 한다.